7 Tipps für ein gutes Briefing

Briefing ist ein Anglizismus und bezeichnet ein kurzes Informationsgespräch oder eine fachliche Einweisung. Es gibt viele verschiedene Arten von Briefings. Hier soll es um die Auftragsspezifikation durch Sie als Kund*in an mich als Auftragnehmerin gehen.

So weit, so klar. Das Problem? Briefings sind häufig lückenhaft. Damit steigt das Risiko, nicht das gewünschte Ergebnis zu erzielen und Enttäuschung auf beiden Seiten ist vorprogrammiert. Beispiel: „Die Seite geht nächste Woche online. Können Sie da mal drüber schauen und mir sagen, was das kostet?“

Ein solches Briefing reicht mir nicht, um ein fundiertes Angebot erstellen und einen realistischen Liefertermin nennen zu können. Wie sollte Ihr Briefing also aussehen, damit Sie das Ergebnis bekommen, das Sie sich vorstellen?

Hier meine 7 wichtigsten Tipps, wobei das Schreiben ein ausführlicheres Briefing erfordert als das Lektorieren.

1. Arbeitsumfang: der wichtigste Teil des Briefings

Davon hängen maßgeblich die Kostenkalkulation und der Fertigstellungstermin ab. Geht es „nur“ um den Check von Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung? Das wäre dann ein Korrektorat. Das ist ohnehin immer mein letzter Arbeitsschritt – es sei denn, Sie möchten es ausdrücklich nicht. Aber offensichtliche Fehler zu übergehen, widerstrebt mir einfach.

Wenn es Ihnen um Verständlichkeit und Lesbarkeit geht, also Textaufbau, Stil, aber auch so etwas wie Konsistenz der Schreibweisen, handelt es sich um klassisches Lektorat. Je genauer Sie angeben können, was ich prüfen soll, desto besser und schneller kann ich den Auftrag bearbeiten. In einem meiner vorigen Blogbeiträge bin ich detaillierter darauf eingegangen, was ein Lektorat so alles beinhalten kann.

Bitte denken Sie daran: Wenn Sie oder Ihr Kunde aus CI-Gründen festgelegte Schreibweisen verwenden (wie z. B. ein gewisses Datumsformat), dann teilen Sie mir auch das bitte mit.

2. Die Recherche oder wer macht was?

Ein häufiger Anlass für Missverständnisse! Denn die Überprüfung von Eigennamen, Daten und Fakten (z. B. Geburtstage oder Jahreszahlen) gehört nicht zwingend zum Lektorat. Erst im Nachhinein stellt sich dann mitunter heraus, dass der/die Auftraggeber*in aber genau das erwartet hat. Diese Recherchearbeit kann sehr viel Zeit beanspruchen und muss separat beauftragt und kalkuliert werden.

Anders bei redaktionellen Aufträgen. Natürlich recherchiere ich zu einem Thema, bevor ich anfange, zu schreiben – schon aus SEO-Gründen. Dabei recherchiere ich im Netz, vereinbare Meetings mit Ihrem Team oder sichte Ihre Dokumentation. Absolut zwingend: Sie oder eine andere fachlich zuständige Person begutachten und validieren die technischen Aussagen, bevor Sie den Text veröffentlichen (siehe Punkt 7).

3. Kein Briefing ist vollständig ohne die Deadline

Bis wann benötigen Sie das fertige Dokument? Was passiert, wenn ich Informationen zu spät erhalte oder es aus sonstigen Gründen zu Verzögerungen kommt? Was, wenn der Umfang sich erweitert oder das Ausgangsdokument noch geändert wird und der vereinbarte Liefertermin dadurch in Gefahr gerät?
Über all das müssen wir im Vorfeld sprechen. Größere Probleme lassen sich vermeiden, wenn wir uns gegenseitig und rechtzeitig auf etwaige Probleme hinweisen. Kommunikation ist hier alles.

4. Dateiformat und Zeichenzahl

Klingt vielleicht banal, ist aber wichtig. In welchem Format soll ich das Endergebnis liefern? Als Text-Dokument, als PDF oder auf Papier (ja, auch das gibt es noch)? Auf Wunsch kann ich Inhalte auch direkt im CMS Ihrer Website bearbeiten.
Für neu zu erstellende Texte ist eventuell auch die maximale oder minimale Zeichen- oder Wörterzahl relevant. Das gilt sowohl für gedruckte Texte als auch für Webseiten, die gewissen Layoutvorgaben unterliegen können.

5. Ansprechpartner*in

Was der Autor/die Autorin für das Lektorat, ist der/die Produktmanagerin oder – ganz allgemein – der SME (engl. subject matter expert) für mich als Tech-Texterin. Wer in Ihrem Haus kann mir technische Sachverhalte zu Ihren Produkten erläutern und meine textliche Umsetzung beurteilen? Ein solcher Kontakt ist hilfreich, um Rückfragen schnell zu klären und sicherzustellen, dass meine Texte fachlich korrekt sind.

6. Ergänzendes Briefing: Ziel des Dokuments und Kommunikationskanal

Was wollen Sie mit Ihrer Webseite, Ihrem Flyer oder Ihrem Artikel erreichen? Wo soll der Text später veröffentlicht bzw. genutzt werden? Angenommen, Sie möchten ein neues Produkt bewerben. Was ist der USP des Produkts? Welches Problem löst es für die Zielgruppe? Welche Unterlagen sind vorhanden? Und vor allem: Was soll der/die Lesende nach der Lektüre tun (Thema CTA und Landingpage)? Welche anderen Kommunikationsmaßnahmen haben Sie geplant? All das sind wichtige Kriterien, um Texte zu beurteilen und zu schreiben.

Das Ziel? Der messbare Erfolg Ihrer Kommunikation!

7. Zielgruppe

Eine essenzielle Information fürs Schreiben. Für wen ist der Text gedacht? Wie „tickt“ die Zielgruppe? Welches Wording verwendet sie? Dazu stelle ich mir eine reale Person mit Vorlieben, Wünschen, Zielen und Werten vor (im Marketing „Persona“ genannt). Egal, welche Art von Text ich für Sie schreiben soll: Mit einer konkreten Person als Publikum vor dem geistigen Auge lässt es sich leichter und zielgenauer texten.

Fazit

Ein gut vorbereitetes Briefing erspart Zeit, Kosten und Ärger – auf beiden Seiten.

Hier eine Zusammenfassung der Inhalte, die ich mir von einem Briefing wünsche, damit ich Sie als Lektorin oder Texterin bestmöglich unterstützen kann:

• Arbeitsumfang
• Recherche
• Deadline
• Dateiformat und Zeichenzahl
• Ansprechpartner*in
• Ziel des Dokuments und Kommunikationskanal (Texten)
• Zielgruppe (Texten)